Geen upload, 100% lokaal, geen account

Stappenplan

Een juridische PDF van Bates-nummers voorzien zonder upload

Wanneer je stukken overlegt in een geschil of een set bewijsstukken deelt met de tegenpartij, heeft elke pagina een unieke verwijzing nodig zodat iedereen er later naar kan citeren. Die verwijzing is het Bates-nummer: een voorvoegsel, een teller met voorloopnullen en een optioneel achtervoegsel, gestempeld in een hoek van elke pagina. De Bates-tool doet dit in je browser, zodat een vertrouwelijke set stukken je apparaat nooit verlaat. Sleep de PDF erin, stel het voorvoegsel en het beginnummer in en download de gestempelde kopie.

Geschreven door Bastien Sulyan · Gepubliceerd op

Stap voor stap

  1. Open de Bates-nummeringstool en kies je PDF. Het bestand blijft op je schijf; het aantal pagina's dat de tool meldt, geeft aan hoeveel labels er worden gestempeld, één per pagina in documentvolgorde.
  2. Stel de stempel zelf in. Typ een voorvoegsel dat de overleggende partij aanduidt (ACME- is een gangbare vorm), kies het aantal cijfers zodat de teller met voorloopnullen op een vaste lengte komt (zes cijfers geeft ACME-000001), en stel het beginnummer in om een reeks uit een vorige batch voort te zetten. Een achtervoegsel is optioneel, voor een vertrouwelijkheidslabel zoals -CONF.
    De Bates-nummeringstool met een overeenkomst geladen, het voorvoegsel ingesteld op ACME- en een teller van zes cijfers die bij één begint
  3. Kies de hoek en de lettergrootte, stempel vervolgens en download. Het label wordt als permanente pagina-inhoud in de PDF geschreven, niet als een notitie in de viewer, dus het wordt afgedrukt en getoond in elke reader. Je oorspronkelijke bestand blijft ongewijzigd op je schijf staan.
    De gestempelde PDF klaar om te downloaden, met het Bates-label zichtbaar in de rechterbenedenhoek van de pagina

Waarom juridische stukken Bates-nummers gebruiken

Een Bates-nummer geeft elke pagina in een dossier een enkele, ondubbelzinnige identificatie. Tijdens de bewijsfase wisselen beide partijen duizenden pagina's uit, en een getuige die verwijst naar ACME-001423 brengt iedereen in seconden naar precies dezelfde pagina. Het voorvoegsel legt vast wie de set heeft overgelegd, de teller herhaalt nooit, en omdat het label hetzelfde blijft ongeacht hoe het bestand later wordt gesplitst of samengevoegd, overleeft de verwijzing de hele duur van de zaak. Dit is geen juridisch advies, alleen een uitleg van de nummeringsconventie.

Een reeks voortzetten over meerdere batches

Dossiers komen meestal in golven binnen, dus de tweede batch moet verdergaan waar de eerste ophield. Als batch één eindigde op ACME-000500, stel dan het beginnummer voor batch twee in op 501 en houd hetzelfde voorvoegsel en aantal cijfers aan: de nummering leest als één doorlopende reeks. Wanneer meerdere PDF's tot één dossier behoren, voeg ze dan eerst samen met de PDF-samenvoeger en stempel het gecombineerde bestand daarna in één keer, zodat de telling netjes van de eerste tot de laatste pagina loopt.

Wat Bates-stempels bevatten en hoe ze worden aangebracht

Een Bates-stempel is een tekstreeks die op een vaste positie op elke pagina van een document wordt afgedrukt, doorgaans in een voettekst of hoek. Het volgt een gestructureerd formaat: een voorvoegsel dat de producerende partij of zaak identificeert (bijvoorbeeld "DEF-EX-"), gevolgd door een nulgevuld opeenvolgend geheel getal (bijvoorbeeld "00042"), soms met een achtervoegsel. De opvulbreedte bepaalt hoeveel cijfers gereserveerd zijn en moet worden gekozen om de volledige documentset te omvatten zonder wisselende stringlengte gedurende de reeks. Bij toepassing in software itereert het programma over elke pagina, formatteert de stempelreeks voor die pagina-index, en schrijft deze vervolgens als een nieuw tekstelement in de content stream van de pagina op de opgegeven X/Y-coördinaten, met een opgegeven lettergrootte en lettertype. De originele pagina-inhoud wordt niet gewijzigd.

De tools die in deze gids worden gebruikt

Veelgestelde vragen

Kan ik de nummering voortzetten vanaf een vorige dossierbatch?

Ja. Stel het beginnummer in op één hoger dan waar de vorige batch eindigde. Als de vorige set eindigde op ACME-000500, voer dan 501 in als beginnummer en houd hetzelfde voorvoegsel en aantal cijfers aan. De nieuwe pagina's lezen dan als een naadloze voortzetting van de oorspronkelijke reeks.

Zijn de Bates-nummers permanent, of slechts een overlay in de viewer?

Ze worden als echte pagina-inhoud in de PDF gestempeld, op dezelfde manier als tekst en afbeeldingen. Ze verschijnen in elke PDF-reader, in print en in paginaminiaturen. Er is geen afhankelijkheid van een bepaalde viewer en geen aparte annotatielaag die een reader zou kunnen verbergen.