Giới hạn dung lượng

Nén PDF để gửi vừa một email

Hầu hết hộp thư giới hạn tệp đính kèm quanh mức 25 MB (giới hạn được Gmail công bố), còn máy chủ doanh nghiệp thường khắt khe hơn. Một hợp đồng scan hay một cuốn brochure dễ dàng vượt mức đó. Đây là cách giảm dung lượng trong hai phút, mà tài liệu không hề rời khỏi máy tính của bạn.

Từng bước

Mở công cụ nén PDF và thả tệp vào. Tệp được xử lý cục bộ ngay trong thẻ trình duyệt: không có gì được tải lên, nghĩa là cũng không phải chờ tải lên.
Chọn chế độ phù hợp: đóng gói lại không mất dữ liệu giữ nguyên văn bản có thể bôi chọn và từng điểm ảnh, còn chế độ mạnh kết xuất lại các trang ở độ phân giải ảnh thấp hơn và thu nhỏ đáng kể tài liệu scan.
Tải kết quả về và đính kèm. Nên nhắm thấp hơn giới hạn một chút: khoảng 20 MB sẽ chừa chỗ cho phần phát sinh khi email mã hóa tệp.

Vì sao PDF của bạn nặng đến vậy

Chín trên mười trường hợp, thủ phạm là hình ảnh: bản scan lưu ở độ phân giải in, ảnh dán vào báo cáo, hay các trang được xuất nguyên thành bitmap. Phông chữ và các đối tượng nội bộ trùng lặp chiếm phần còn lại. Việc nén đóng gói lại những hình ảnh đó ở độ phân giải màn hình, vì vậy một bản scan 40 MB có thể xuống dưới 5 MB mà không thấy khác biệt gì trong bối cảnh email.

Nếu nén vẫn chưa đủ

Có hai phương án dự phòng. Chia tài liệu và gửi thành nhiều phần bằng công cụ tách PDF, hoặc chỉ trích những trang người nhận thật sự cần bằng công cụ sắp xếp trang. Cả hai cũng chạy cục bộ, và thường là lựa chọn lịch sự hơn: không ai muốn nhận tệp đính kèm 60 trang chỉ vì hai trang hữu ích.

Các công cụ dùng trong hướng dẫn này

Câu hỏi thường gặp

Văn bản có còn sắc nét sau khi nén không?

Ở chế độ không mất dữ liệu thì luôn luôn: văn bản không bị đụng đến và vẫn bôi chọn được. Ở chế độ mạnh, các trang được kết xuất lại thành ảnh ở độ phân giải bạn chọn, nên phóng to nhiều sẽ thấy điểm ảnh; ở 150 DPI, một hợp đồng bình thường vẫn đọc hoàn hảo trên màn hình lẫn khi in.

Công cụ nén PDF có gửi tập tin của tôi lên máy chủ không?

Không. Công cụ nén được xây dựng trên pdf-lib, một thư viện JavaScript đóng gói lại và kết xuất lại tài liệu của bạn hoàn toàn bên trong tab trình duyệt. Các byte của PDF không bao giờ vượt qua ranh giới mạng. Hãy mở DevTools, chuyển sang bảng Network và theo dõi trong lúc nén: không có yêu cầu nào mang tập tin của bạn ra ngoài. Nó cũng hoạt động ngoại tuyến một khi trang đã tải xong, hữu ích khi bạn đang ở trụ sở khách hàng với kết nối chậm.