Hướng dẫn cách làm

Điền biểu mẫu PDF trực tuyến mà không cần in ra

Tờ khai thuế, đơn xin tài trợ và tờ khai hành chính thường đến dưới dạng file PDF có các trường mà bạn phải điền bằng cách gõ. In ra, điền tay rồi quét lại vừa tốn thời gian vừa cho ra kết quả chất lượng kém. Hướng dẫn này cho thấy cách điền các trường biểu mẫu PDF, thêm chữ ký và lưu một bản đã hoàn thành, hoàn toàn trong trình duyệt của bạn.

Từng bước

Mở công cụ điền biểu mẫu PDF và thả file PDF của bạn vào. Công cụ phát hiện các trường biểu mẫu tương tác (ô văn bản, ô đánh dấu, nút chọn, menu thả xuống) và cho phép bạn nhấp vào từng trường để gõ hoặc chọn một giá trị. Nếu PDF không có trường tương tác (đó là một ảnh quét), hãy dùng trình chỉnh sửa PDF để thêm chú thích văn bản lên các trường một cách thủ công.
Điền từng trường bằng cách nhấp vào nó và gõ. Dùng phím Tab để chuyển sang trường tiếp theo. Ô đánh dấu và nút chọn được bật/tắt bằng cách nhấp. Khi tất cả các trường đã hoàn thành, dùng công cụ ký hoặc trường chữ ký trong biểu mẫu để thêm chữ ký của bạn. Bạn có thể vẽ chữ ký bằng chuột hoặc màn hình cảm ứng, gõ nó bằng phông chữ viết tay, hoặc tải lên một ảnh chữ ký tay của bạn.
Tải file PDF đã hoàn thành về. Biểu mẫu được lưu với tất cả các trường đã điền và chữ ký được nhúng. Nếu biểu mẫu cần được làm phẳng trước khi nộp (một số cổng từ chối PDF còn chỉnh sửa được), hãy đưa nó qua công cụ làm phẳng PDF, vốn chuyển các trường tương tác thành nội dung tĩnh. Tài liệu của bạn được xử lý hoàn toàn trong trình duyệt: nó không bao giờ được gửi lên máy chủ.

Biểu mẫu PDF tương tác so với PDF đã quét

Có hai loại biểu mẫu PDF. Một biểu mẫu tương tác có các trường được lập trình sẵn mà trình đọc PDF có thể phát hiện: bạn thấy một ô được làm nổi bật khi nhấp đúng chỗ và có thể gõ trực tiếp. Một PDF đã quét chỉ là một bức ảnh chụp biểu mẫu giấy: trình đọc PDF chỉ thấy điểm ảnh chứ không thấy trường. Công cụ điền biểu mẫu hoạt động trên các PDF tương tác. Với biểu mẫu đã quét, hãy dùng trình chỉnh sửa PDF để vẽ ô văn bản lên các trường một cách trực quan rồi gõ vào, hoặc in biểu mẫu, điền tay và quét lại. Nếu bạn không chắc mình có loại nào, hãy mở nó trong công cụ điền biểu mẫu: nếu không có trường nào được làm nổi bật khi bạn nhấp, đó là một biểu mẫu đã quét.

Làm phẳng trước khi nộp

Một PDF tương tác với các trường đã điền về mặt kỹ thuật vẫn còn chỉnh sửa được: bất kỳ ai nhận nó đều có thể thay đổi các giá trị trước khi in hoặc chuyển tiếp. Một số cổng nộp hồ sơ, và một số người nhận, yêu cầu một PDF đã làm phẳng nơi các giá trị trường được nung vào trang dưới dạng nội dung tĩnh và không thể thay đổi nữa. Hãy đưa biểu mẫu đã hoàn thành qua công cụ làm phẳng PDF để tạo ra một bản đã làm phẳng. Một thực hành tốt là giữ bản tương tác (chỉnh sửa được) cho hồ sơ của bạn và gửi bản đã làm phẳng để nộp.

Các công cụ dùng trong hướng dẫn này

Câu hỏi thường gặp

Phải làm gì nếu PDF không có trường điền được?

Nếu PDF không có trường tương tác, công cụ điền biểu mẫu sẽ mở nó nhưng không làm nổi bật bất kỳ điểm nhấp nào. Hãy dùng trình chỉnh sửa PDF thay thế: nó cho phép bạn thêm chú thích văn bản ở bất kỳ đâu trên trang bằng cách nhấp và gõ. Đặt ô văn bản lên khoảng trống nơi đáng lẽ có một trường, đặt cỡ chữ khớp với văn bản của biểu mẫu, và kết quả trông gần giống một biểu mẫu được gõ. Cách làm này hoạt động với bất kỳ PDF đã quét hoặc không tương tác nào.

Biểu mẫu điền bằng kỹ thuật số có giá trị pháp lý không?

Với hầu hết mục đích hành chính, một PDF được gõ được xử lý giống như một bản viết tay, đặc biệt nếu nó mang một chữ ký số. Giá trị pháp lý phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan tiếp nhận: một số biểu mẫu đòi hỏi chữ ký mực (mực trên giấy) và sẽ không chấp nhận điền kỹ thuật số. Hãy kiểm tra hướng dẫn từ cơ quan đã phát hành biểu mẫu. Với hầu hết tài liệu hành chính thông thường, một PDF đã điền và ký số được chấp nhận.