Hướng dẫn cách làm

Đánh số Bates cho PDF pháp lý mà không tải lên

Khi bạn nộp tài liệu trong một vụ kiện hoặc chia sẻ bộ chứng cứ với luật sư đối phương, mỗi trang cần một mã tham chiếu duy nhất để sau này bất kỳ ai cũng có thể trích dẫn. Mã tham chiếu đó chính là số Bates: một tiền tố, một bộ đếm được đệm số 0 và một hậu tố tùy chọn, được đóng dấu vào một góc của mỗi trang. Công cụ Bates thực hiện việc này ngay trong trình duyệt của bạn, nên một bộ hồ sơ mật không bao giờ rời khỏi máy của bạn. Kéo tệp PDF vào, đặt tiền tố và số bắt đầu, rồi tải về bản đã đóng dấu.

Tác giả: Bastien Sulyan · Ngày đăng: 26 tháng 6, 2026

Từng bước

Mở công cụ đánh số Bates và chọn tệp PDF của bạn. Tệp vẫn nằm trên ổ đĩa của bạn; số trang mà công cụ báo cáo cho bạn biết sẽ có bao nhiêu nhãn được đóng dấu, mỗi trang một nhãn theo thứ tự tài liệu.
Thiết lập chính con dấu. Nhập tiền tố xác định bên nộp tài liệu (ACME- là dạng phổ biến), chọn số chữ số để bộ đếm được đệm số 0 đến độ dài cố định (sáu chữ số sẽ cho ACME-000001), và đặt số bắt đầu để nối tiếp một chuỗi từ lô trước. Hậu tố là tùy chọn, dùng cho nhãn bảo mật chẳng hạn như -CONF.
Chọn góc và cỡ chữ, sau đó đóng dấu và tải về. Nhãn được ghi vào PDF dưới dạng nội dung trang cố định, không phải ghi chú của trình xem, nên nó được in ra và hiển thị trong mọi trình đọc. Tệp gốc của bạn vẫn nguyên vẹn trên ổ đĩa.

Vì sao tài liệu pháp lý dùng số Bates

Số Bates cung cấp cho mỗi trang trong một bộ hồ sơ một định danh duy nhất và rõ ràng. Trong giai đoạn cung cấp chứng cứ, cả hai bên trao đổi hàng nghìn trang, và một nhân chứng nhắc đến ACME-001423 sẽ chỉ cho mọi người đến đúng cùng một trang trong vài giây. Tiền tố ghi lại bên đã nộp bộ hồ sơ, bộ đếm không bao giờ lặp lại, và vì nhãn vẫn giữ nguyên dù về sau tệp được tách hay gộp như thế nào, mã tham chiếu vẫn tồn tại suốt vòng đời của vụ việc. Đây không phải là tư vấn pháp lý, chỉ là phần giải thích về quy ước đánh số.

Nối tiếp một chuỗi qua nhiều lô

Hồ sơ thường đến theo từng đợt, nên lô thứ hai phải tiếp nối ngay chỗ lô đầu dừng lại. Nếu lô một kết thúc ở ACME-000500, hãy đặt số bắt đầu của lô hai là 501 và giữ nguyên tiền tố cùng số chữ số: cách đánh số đọc lên như một chuỗi liên tục. Khi nhiều tệp PDF cùng thuộc một bộ hồ sơ, trước tiên hãy gộp chúng bằng công cụ gộp PDF, rồi đóng dấu tệp đã gộp một lần duy nhất để số chạy gọn gàng từ trang đầu đến trang cuối.

Dấu Bates chứa gì và cách áp dụng

Dấu Bates là một chuỗi văn bản được in ở vị trí cố định trên mỗi trang của tài liệu, thường ở chân trang hoặc góc. Nó theo định dạng có cấu trúc: tiền tố xác định bên cung cấp hoặc vụ án (ví dụ "DEF-EX-"), theo sau là số nguyên tuần tự được đệm số 0 (ví dụ "00042"), đôi khi có hậu tố. Độ rộng đệm xác định số chữ số được dành riêng và phải được chọn để chứa toàn bộ tập tài liệu mà không thay đổi độ dài chuỗi giữa chừng. Khi áp dụng bằng phần mềm, công cụ lặp qua mỗi trang, định dạng chuỗi dấu cho chỉ số trang đó, sau đó ghi nó như một phần tử văn bản mới trong luồng nội dung của trang tại tọa độ X/Y được chỉ định, sử dụng cỡ chữ và kiểu chữ được chỉ định. Nội dung trang gốc không bị thay đổi.

Các công cụ dùng trong hướng dẫn này

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể nối tiếp đánh số từ một lô hồ sơ trước không?

Có. Hãy đặt số bắt đầu lớn hơn một đơn vị so với chỗ lô trước kết thúc. Nếu bộ trước kết thúc ở ACME-000500, hãy nhập 501 làm số bắt đầu và giữ nguyên tiền tố cùng số chữ số. Khi đó các trang mới sẽ đọc lên như phần nối tiếp liền mạch của chuỗi ban đầu.

Số Bates là cố định, hay chỉ là lớp phủ của trình xem?

Chúng được đóng dấu vào PDF như nội dung trang thực sự, giống cách của văn bản và hình ảnh. Chúng xuất hiện trong mọi trình đọc PDF, khi in và trong ảnh thu nhỏ của trang. Không phụ thuộc vào một trình xem cụ thể nào và không có lớp chú thích riêng mà trình đọc có thể ẩn đi.