Hướng dẫn cách làm

Chuyển tài liệu đã quét sang PDF cho các thủ tục chính thức

Nhiều cổng dịch vụ công và biểu mẫu trực tuyến chỉ nhận tài liệu PDF, ngay cả khi bạn nộp ảnh chụp căn cước hay hóa đơn điện nước. Hướng dẫn này cho thấy cách chuyển ảnh hoặc bản quét của bạn thành một file PDF duy nhất ngay trong trình duyệt, mà không gửi chúng lên bất kỳ máy chủ nào.

Từng bước

Mở công cụ chuyển ảnh sang PDF và thả ảnh hoặc bản quét của bạn vào. Bạn có thể thêm nhiều file cùng lúc: mặt trước và mặt sau của căn cước, hoặc nhiều trang của một hóa đơn điện nước. Công cụ cho phép bạn kéo để sắp xếp lại trước khi chuyển đổi, để file PDF cuối cùng có các trang theo đúng trình tự.
Chọn khổ giấy phù hợp với yêu cầu nộp hồ sơ, hoặc để mặc định A4. Hầu hết cổng dịch vụ công đều nhận PDF A4 tiêu chuẩn. Nếu cổng quy định dung lượng file tối đa, hãy đưa kết quả qua công cụ nén PDF sau đó để đưa nó về dưới giới hạn.
Nhấn Chuyển đổi và tải file PDF về. Ảnh của bạn được đọc và chuyển đổi hoàn toàn bên trong trình duyệt: không có file nào được gửi lên máy chủ, và file PDF đã sẵn sàng để nộp lên cổng. Hãy giữ lại ảnh gốc phòng khi bạn cần nộp lại với thiết lập khác.

Tại sao cổng dịch vụ công yêu cầu PDF

PDF là một định dạng tài liệu với bố cục cố định, trông giống nhau trên mọi thiết bị và mọi máy in. Một file JPG hay PNG từ camera điện thoại thay đổi về kích thước, độ phân giải và hồ sơ màu tùy theo dòng máy, khiến việc xử lý tự động trở nên khó lường. PDF cũng hỗ trợ tài liệu nhiều trang trong một file duy nhất, giúp đơn giản hóa việc xử lý phía cơ quan hành chính. Chuyển bản quét của bạn sang PDF gần như luôn là con đường ít trở ngại nhất cho việc nộp hồ sơ trực tuyến.

Phải làm gì nếu file PDF quá nặng

Camera điện thoại tạo ảnh ở độ phân giải đầy đủ, thường vài megabyte mỗi tấm. Một hóa đơn điện nước mười trang có thể dễ dàng vượt 20 MB khi ở dạng PDF, và nhiều cổng giới hạn upload ở mức 5 hoặc 10 MB. Cách khắc phục là nén ảnh trước khi chuyển đổi: thả chúng vào công cụ nén ảnh, xuất ở chất lượng 75 dưới dạng WebP hoặc JPEG, rồi chạy lại công cụ chuyển ảnh sang PDF. Ngoài ra, bạn có thể nén trực tiếp file PDF đã hoàn thành bằng công cụ nén PDF, vốn giảm dung lượng mà không thay đổi bố cục trang.

Các công cụ dùng trong hướng dẫn này

Câu hỏi thường gặp

File PDF có được các cổng chính thức chấp nhận không?

Công cụ tạo ra một file PDF tiêu chuẩn được chấp nhận bởi các cổng dịch vụ công, văn phòng công chứng, ngân hàng và hệ thống nhân sự. Nếu một cổng từ chối file, những lý do phổ biến nhất là dung lượng file (dùng công cụ nén PDF), bảo vệ bằng mật khẩu (kết quả không có mật khẩu) hoặc phiên bản PDF không được hỗ trợ (rất hiếm với các công cụ chuyển đổi hiện đại). Hãy xem trang trợ giúp của cổng để biết yêu cầu chính xác.

Tôi có thể ghép bản quét mặt trước và mặt sau của căn cước vào một PDF không?

Có. Thả cả hai ảnh vào công cụ, kéo chúng vào đúng thứ tự (mặt trước trước, rồi mặt sau), và kết quả sẽ là một PDF hai trang. Một số cổng yêu cầu một ảnh duy nhất: trong trường hợp đó, hãy dùng trình chỉnh sửa ảnh để đặt cả hai mặt cạnh nhau trên một nền trắng trước khi chuyển đổi.