Artikel

Klargør dine dokumenter til administrative ansøgninger online

At indsende dokumenter til en lejeansøgning, en skatteopgørelse eller en visumansøgning betød engang fotokopier og en tur ned på et kontor. I dag foregår det meste online, hvilket er hurtigere, men indebærer en reel risiko: dit id-kort, dit kontoudtog og dine lønsedler ender på servere, du ikke styrer. Denne artikel dækker de formater, portaler forventer, hvordan du beskytter dine dokumenter, før du deler dem, og hvordan du gør det hele uden at uploade dine filer nogen steder hen.

Hvilke formater onlineportaler tager imod

Næsten enhver offentlig portal, bankportal og boligplatform tager imod PDF. Nogle tager også imod JPEG eller PNG, men PDF er det sikre, universelle valg: det bevarer sidens layout, understøtter flersidede dokumenter og varierer ikke mellem telefonmodeller. Hvis du har fotos af dine dokumenter (taget med dit telefonkamera), så konvertér dem til PDF med billede-til-PDF-konverteren. Hvis du har scannede dokumenter, så tjek, at de ikke er for tunge: mange portaler sætter loftet for uploads ved 5 MB per fil, og en flersidet forsyningsregning fra et telefonkamera kan nemt overstige det. Komprimér PDF'en før indsendelse, hvis det er nødvendigt.

Hvorfor det betyder noget at sætte vandmærke på dit id, før du deler det

En kopi af dit id-kort uden mærkning kan genbruges. Enhver, der modtager den, kan indsende den til en anden tjeneste eller bruge den i en svigagtig sammenhæng. Den franske databeskyttelsesmyndighed CNIL anbefaler sammen med tilsyn i flere andre lande at tilføje en synlig kopinote til ethvert id-dokument, du deler digitalt. En nyttig vandmærkeskabelon er: kopi udstedt den [dato] til [formål]. Det gør dokumentet identificerbart og af begrænset nytte uden for sin oprindelige sammenhæng. Billedvandmærke-værktøjet håndterer fotoscanninger, og PDF-vandmærke-værktøjet håndterer PDF-scanninger. Til felter, der ikke er relevante for den konkrete anmodning, lader værktøjet til at sløre billede dig sværte dem ud, før du sætter vandmærke.

Metadata og skjult information i dine filer

Et foto taget på en moderne telefon indeholder EXIF-metadata: GPS-koordinater, det præcise tidsstempel og oplysninger om enhedsmodellen. Når du uploader det foto som del af en dokumentindsendelse, følger metadataene med. EXIF-læseren viser dig præcis, hvad der er indlejret i din fil. Hvis GPS-koordinaterne afslører din hjemmeadresse, og indsendelsen ikke kræver lokationsdata, så brug samme værktøj til at fjerne metadataene, før du konverterer til PDF eller sender. Word-til-PDF-konverteren fjerner også Office-metadata, der kan indeholde oplysninger om forfattere og redigeringshistorik.

Sådan gør du det hele uden at uploade dine filer

Alle værktøjer nævnt i denne artikel kører fuldt ud i din browser. Billede-til-PDF-konverteren, vandmærkeværktøjerne, PDF-formularudfylderen, EXIF-læseren og værktøjet til at sløre billede læser alle dine filer fra hukommelsen og laver resultatet lokalt. Ingen fil overføres til nogen server på noget tidspunkt. Du kan selv tjekke det ved at åbne din browsers fane Netværk, mens du bruger et af disse værktøjer: ingen udgående anmodning vil bære din fils data. Det er kernen i tilgangen med lokal behandling: du bruger værktøjet, værktøjet bliver i din browser, og dine dokumenter bliver på din enhed.

Værktøjer i denne artikel

Ofte stillede spørgsmål

Hvad gør jeg, hvis en portal afviser min PDF?

De mest almindelige årsager til afvisning er filstørrelse (komprimér PDF'en), adgangskodebeskyttelse (værktøjerne her laver som standard ubeskyttede filer), et forkert antal sider eller en ikke-understøttet PDF-version. Tjek portalens hjælpeside for de specifikke krav. Hvis størrelsen er problemet, så kør PDF'en gennem komprimeringsværktøjet og indsend igen. Hvis portalen kræver en bestemt PDF-version, så prøv PDF-reparationsværktøjet, der serialiserer filen om i et kompatibelt format.

Skal jeg beholde de originale dokumenter, efter jeg har konverteret dem?

Ja. Hold de originale fotos eller scanninger adskilt fra eventuelle konverterede eller vandmærkede kopier. Hvis en senere anmodning kræver et andet vandmærke, et andet format eller en højere opløsning, får du brug for originalen. Det er også god praksis at føre en dateret optegnelse over, hvad du indsendte, og til hvem, i tilfælde af at der senere opstår uenighed om, hvilke oplysninger der blev delt.