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Prepare seus documentos para serviços administrativos online

Enviar documentos para uma inscrição de aluguel, uma declaração de imposto ou um pedido de visto antes significava fotocópias e uma ida a um escritório. Hoje a maior parte disso acontece online, o que é mais rápido mas vem com um risco real: seu documento de identidade, seu extrato bancário e seus holerites acabam em servidores que você não controla. Este artigo cobre os formatos que os portais esperam, como proteger seus documentos antes de compartilhá-los e como fazer tudo isso sem enviar seus arquivos a lugar nenhum.

Quais formatos os portais online aceitam

Quase todo portal do governo, portal de banco e plataforma de anúncios de imóveis aceita PDF. Alguns também aceitam JPEG ou PNG, mas o PDF é a escolha universal segura: ele preserva o layout das páginas, suporta documentos de várias páginas e não varia entre modelos de celular. Se você tem fotos dos seus documentos (tiradas com a câmera do celular), converta-as em PDF usando o conversor de imagem para PDF. Se você tem documentos digitalizados, verifique se não estão pesados demais: muitos portais limitam os uploads a 5 MB por arquivo, e uma conta de consumo de várias páginas vinda da câmera de um celular pode passar disso facilmente. Comprima o PDF antes do envio se necessário.

Por que colocar marca-d'água no documento antes de compartilhar importa

Uma cópia sem marca do seu documento de identidade é reutilizável. Qualquer pessoa que a receba pode enviá-la a um serviço diferente ou usá-la em um contexto fraudulento. A autoridade francesa de proteção de dados CNIL, junto com reguladores de vários outros países, recomenda adicionar um aviso de cópia visível a qualquer documento de identidade que você compartilhe digitalmente. Um padrão útil de marca-d'água é: cópia emitida em [data] para [finalidade]. Isso torna o documento identificável e de uso limitado fora do seu contexto original. A ferramenta de marca-d'água em imagem trata de fotos digitalizadas e a ferramenta de marca-d'água em PDF trata de PDFs digitalizados. Para campos que não são relevantes à solicitação específica, a ferramenta de censura de imagem permite apagá-los antes da marca-d'água.

Metadados e informações ocultas nos seus arquivos

Uma foto tirada em um celular moderno contém metadados EXIF: coordenadas GPS, o horário exato e informações do modelo do aparelho. Quando você envia essa foto como parte de um envio de documentos, os metadados vão junto. O leitor de EXIF mostra exatamente o que está embutido no seu arquivo. Se as coordenadas GPS revelam o endereço da sua casa e o envio não exige dados de localização, use a mesma ferramenta para remover os metadados antes de converter em PDF ou enviar. O conversor de word para PDF também remove metadados do Office que podem conter informações de autoria e histórico de edição.

Fazendo tudo sem enviar seus arquivos

Toda ferramenta mencionada neste artigo roda inteiramente no seu navegador. O conversor de imagem para PDF, as ferramentas de marca-d'água, o preenchedor de formulário PDF, o leitor de EXIF e a ferramenta de censura de imagem leem todos os seus arquivos a partir da memória e produzem a saída localmente. Nenhum arquivo é transmitido a qualquer servidor em momento algum. Você mesmo pode verificar isso abrindo a aba Rede do seu navegador enquanto usa qualquer uma dessas ferramentas: nenhuma requisição de saída carregará os dados do seu arquivo. Esse é o cerne da abordagem de processamento local: você usa a ferramenta, a ferramenta fica no seu navegador, e seus documentos ficam no seu dispositivo.

Ferramentas neste artigo

Perguntas frequentes

O que devo fazer se um portal rejeitar meu PDF?

Os motivos mais comuns de rejeição são o tamanho do arquivo (comprima o PDF), proteção por senha (as ferramentas aqui produzem arquivos sem proteção por padrão), um número incorreto de páginas ou uma versão de PDF não suportada. Confira a página de ajuda do portal para os requisitos específicos. Se o problema for o tamanho, passe o PDF pelo compressor e reenvie. Se o portal exigir uma versão de PDF específica, experimente a ferramenta de reparo de PDF, que reescreve o arquivo em um formato compatível.

Preciso guardar os documentos originais depois de convertê-los?

Sim. Mantenha as fotos ou digitalizações originais separadas de qualquer cópia convertida ou com marca-d'água. Se uma solicitação posterior exigir uma marca-d'água diferente, um formato diferente ou uma resolução mais alta, você precisará do original. Também é uma boa prática manter um registro datado do que você enviou e a quem, caso surja mais tarde uma disputa sobre quais informações foram compartilhadas.