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オンライン行政手続きのために書類を準備する
賃貸申込、確定申告、ビザ申請のための書類提出は、かつてはコピーと役所への足運びを意味していました。今ではその大半がオンラインで行われ、より速くなりましたが、現実的なリスクも伴います。身分証、銀行明細、給与明細が、あなたの管理外のサーバー上に残ってしまうのです。この記事では、ポータルが期待する形式、共有前に書類を保護する方法、そしてそのすべてをファイルをどこにもアップロードせずに行う方法を扱います。
オンラインポータルが受け付ける形式
ほぼすべての行政ポータル、銀行ポータル、不動産掲載プラットフォームはPDFを受け付けます。JPEGやPNGを受け付けるところもありますが、PDFは安全で普遍的な選択肢です。ページレイアウトを保ち、複数ページの文書に対応し、スマホの機種によって変わりません。書類の写真（スマホのカメラで撮ったもの）がある場合は、画像からPDFへの変換ツールでPDFに変換してください。スキャンした書類がある場合は、重すぎないか確認してください。多くのポータルはアップロードを1ファイルあたり5 MBに制限しており、スマホのカメラで撮った複数ページの公共料金請求書は簡単にその上限を超えます。必要に応じて提出前にPDFを圧縮してください。
共有前に身分証へ透かしを入れることが重要な理由
印のない身分証のコピーは再利用可能です。受け取った人は、それを別のサービスに提出したり、不正な文脈で使ったりできます。フランスのデータ保護機関CNILは、他のいくつかの国の規制当局とともに、デジタルで共有するあらゆる身分証明書に、目に見える複製の注記を加えることを推奨しています。便利な透かしの型は「[日付]に[目的]のため発行されたコピー」です。これにより文書が識別可能になり、本来の文脈の外では使い道が限られます。画像の透かしツールは写真スキャンを、PDFの透かしツールはPDFスキャンを扱います。特定の依頼に関係のない欄については、画像の墨消しツールで透かしを入れる前に黒塗りにできます。
ファイルに含まれるメタデータと隠れた情報
最近のスマホで撮った写真にはEXIFメタデータが含まれます。GPS座標、正確なタイムスタンプ、端末の機種情報などです。その写真を書類提出の一部としてアップロードすると、メタデータも一緒に送られます。EXIFリーダーは、ファイルに何が埋め込まれているかを正確に表示します。GPS座標が自宅の住所を明かしていて、提出に位置情報が不要な場合は、同じツールでPDFに変換したり送信したりする前にメタデータを取り除いてください。Wordから PDFへの変換ツールも、作成者や編集履歴を含みうるOfficeのメタデータを削除します。
ファイルをアップロードせずにすべてを行う
この記事で取り上げたすべてのツールは、完全にブラウザ内で動作します。画像からPDFへの変換ツール、透かしツール、PDFフォーム記入ツール、EXIFリーダー、画像の墨消しツールは、いずれもメモリからファイルを読み込み、出力をローカルで生成します。どの時点でもサーバーにファイルが送信されることはありません。これらのツールのいずれかを使いながらブラウザのネットワークタブを開けば、自分で確認できます。あなたのファイルのデータを運ぶ送信リクエストは一切ありません。これがローカル処理の考え方の核心です。ツールを使い、ツールはブラウザ内にとどまり、書類は端末上にとどまります。
この記事で紹介するツール
よくある質問
ポータルにPDFが拒否された場合はどうすればよいですか。
拒否の最も多い理由は、ファイルサイズ（PDFを圧縮）、パスワード保護（このツールは既定で保護のないファイルを生成します）、ページ数の誤り、対応していないPDFバージョンです。具体的な要件はポータルのヘルプページを確認してください。サイズが問題なら、PDFを圧縮ツールに通して再提出します。ポータルが特定のPDFバージョンを求める場合は、PDF修復ツールを試してください。互換性のある形式でファイルを再シリアライズします。
変換した後も元の書類は残しておく必要がありますか。
はい。元の写真やスキャンは、変換したり透かしを入れたりしたコピーとは別に保管してください。後続の依頼で別の透かし、別の形式、より高い解像度が必要になった場合、元のものが要ります。また、何をいつ誰に提出したかの日付入りの記録を残しておくのも良い習慣です。後で共有した情報について争いが生じた場合に備えられます。