Статья

Подготовьте документы к онлайн-административным процедурам

Подача документов для заявления на аренду, налоговой декларации или запроса визы раньше означала ксерокопии и поездку в офис. Сегодня большая часть этого происходит онлайн, что быстрее, но несёт реальный риск: ваше удостоверение личности, банковская выписка и расчётные листки оказываются на серверах, которые вы не контролируете. В этой статье разобраны форматы, которые ждут порталы, как защитить документы перед передачей и как сделать всё это, не загружая файлы куда-либо.

Какие форматы принимают онлайн-порталы

Почти каждый госпортал, банковский портал и площадка объявлений недвижимости принимает PDF. Некоторые принимают также JPEG или PNG, но PDF это надёжный универсальный выбор: он сохраняет вёрстку страниц, поддерживает многостраничные документы и не различается между моделями телефонов. Если у вас есть фото документов (снятые камерой телефона), конвертируйте их в PDF с помощью конвертера изображений в PDF. Если у вас отсканированные документы, проверьте, что они не слишком тяжёлые: многие порталы ограничивают загрузку 5 МБ на файл, а многостраничный счёт с камеры телефона легко превышает это. При необходимости сожмите PDF перед подачей.

Почему важно ставить водяной знак на удостоверение перед передачей

Копия удостоверения без отметки пригодна для повторного использования. Любой, кто её получит, может подать её в другой сервис или использовать в мошенническом контексте. Французский орган по защите данных CNIL, наряду с регуляторами в ряде других стран, рекомендует добавлять видимую отметку о копии на любой документ, удостоверяющий личность, который вы передаёте в электронном виде. Удобный шаблон водяного знака: копия выдана [дата] для [цель]. Это делает документ узнаваемым и мало пригодным вне исходного контекста. Инструмент водяных знаков для изображений работает с фотосканами, а инструмент водяных знаков для PDF с PDF-сканами. Для полей, не относящихся к конкретному запросу, инструмент редактирования изображений позволяет закрасить их перед нанесением водяного знака.

Метаданные и скрытая информация в ваших файлах

Фото, снятое современным телефоном, содержит метаданные EXIF: координаты GPS, точную отметку времени и сведения о модели устройства. Когда вы загружаете такое фото в составе подачи документов, метаданные уходят вместе с ним. Инструмент чтения EXIF показывает вам ровно то, что встроено в файл. Если координаты GPS раскрывают ваш домашний адрес, а подача не требует данных о местоположении, тем же инструментом удалите метаданные перед конвертацией в PDF или отправкой. Конвертер Word в PDF также удаляет метаданные Office, в которых может содержаться история авторства и правок.

Как сделать всё это, не загружая файлы

Каждый инструмент, упомянутый в этой статье, работает полностью в вашем браузере. Конвертер изображений в PDF, инструменты водяных знаков, инструмент заполнения PDF-форм, инструмент чтения EXIF и инструмент редактирования изображений читают ваши файлы из памяти и создают результат локально. Ни один файл ни в один момент не передаётся на сервер. Вы можете проверить это сами, открыв вкладку «Сеть» в браузере во время работы любого из этих инструментов: ни один исходящий запрос не понесёт данные вашего файла. В этом суть подхода с локальной обработкой: вы пользуетесь инструментом, инструмент остаётся в вашем браузере, а ваши документы остаются на вашем устройстве.

Инструменты из этой статьи

Частые вопросы

Что делать, если портал отклоняет мой PDF?

Самые частые причины отказа это размер файла (сожмите PDF), защита паролем (инструменты здесь по умолчанию создают файлы без защиты), неверное число страниц или неподдерживаемая версия PDF. Проверьте страницу помощи портала на предмет конкретных требований. Если проблема в размере, пропустите PDF через компрессор и подайте заново. Если портал требует определённую версию PDF, попробуйте инструмент восстановления PDF, который пересериализует файл в совместимый формат.

Нужно ли хранить оригиналы документов после их конвертации?

Да. Храните оригинальные фотографии или сканы отдельно от любых конвертированных копий или копий с водяным знаком. Если последующий запрос потребует другого водяного знака, другого формата или более высокого разрешения, вам понадобится оригинал. Также хорошая практика вести датированную запись о том, что и кому вы подали, на случай если позже возникнет спор о том, какие данные были переданы.